Membuat Sebuah Perencanaan Acara

By February 22, 2016 ,


Seorang kawan meminta bantuan gue untuk membuatkan kreatif untuk sebuah event. Tapi dia agak sungkan memintanya dikarenakan memang event ini adalah event untuk keagamaan. Dia takut gue gak mau garap, karena memang ini sangat sensitif sekali. 

Lalu gue minta storyline-nya seperti apakah event tersebut akan diadakan. Jadi event tersebut adalah sebuah event yang merayakan ulang tahun untuk sebuah gereja. Ulang tahun itu adalah ulang tahun yang ke-9. Acaranya itu ada dua, indoor dan outdoor, yang rencananya akan diadakan di lapangan Tenis Indoor Senayan. Untuk Activity Indoor mereka mengadakan acara keagamaan mereka. Dan sebenarnya untuk acara Outdoornya yang mereka bingung.

(Setelah mendengarkan), lalu gue bilang sama beliau, gue siap bantu. Selama memang itu acaranya bukan keagaamannya. Lagi-lagi gue bukan bicara gue takut apa-apa, cuma kalau gue running acara yang didalam gue kurang materi pastinya. Gue nggak paham karena memang itu acara keagamaan, gue juga gak mau acara itu jadi gak hikmat karena gue yang pegang. Tapi kalau pegang Outdoornya mah gue siap-siap aja.

Jadi kalau diberantakin plan-nya, acara luar itu fungsinya mendukung acara dalam. Cuma itu kurang lebihnya yang ada didalam kepala gue. Dan ternyata memang benar apa yang ada dikepala gue, acara di Outdoor mendukung acara yang akan berlangsung di Indoor.

Audiens ada 15.000 orang, lalu usia yang hadir itu variatif dari mulai anak kecil sampai dengan orang dewasa.

Oke, gue mulai ngayal dulu kira-kira apa yang enak yang ada disana. Food Court, Play Kids, Stage dengan Akustikan, itu reflek yang ada dikepala gue. Akhirnya gue minta waktu beberapa hari untuk coba memikirkan perihal apa saja yang akan gue buat disana.

Food Court itu harus seru, maka gue akan buat sesuatu yang memang bisa buat seru-seruan. Selain area yang gue blocking jadi foodcourt harus ada yang lebih seru lagi. Akhirnya gue coba menghubungi Ombi (Organisasi Mobil Bisnis). Gue tanya sama mereka, bagaimana kalau memang gue mau mendatangkan food truck untuk sebuah acara. Dan akhirnya gue bisa memasukkan food truck dengan syarat yang mereka ajukan adalah, disana tidak terdapat stand makanan apapun jenisnya.

Tapi kalau stand yang jualan minuman diperbolehkan oleh mereka. Oke, gue simpan dulu sambil buat perencanaan lagi. Dan akhirnya setelah beberapa hari gue kerucutkan juga satu persatu yang menjadi satu kesatuan acara untuk Outdoor-nya.
Presentasi Perencanaan
Materialnya :
- Bazaar
- Food Truck
- Kids departemen
- VIP
- Drink & Dessert
- Rest and Relax

Wow, dan perencanaan gue diterima lanjut kepada tahap selanjutnya, yaitu plot area. Gue survei Lokasi terlebih dahulu, dan kali ini pastinya gue ajak team gue dari Fabian Studio dunk.  Setelah gue plot lalu gue ajukan gambarnya, dan akhirnya dari berapa kali revisi gambar yang gue ajukan bisa berujung final.
Plotting Area Tenis Indoor
Tenda yang gue pakai adalah Tenda roder dan tenda Sarnafil. Itu buat antisispasi yang sekarang masuk musim hujan. Jadi kalau memang hujan turun, tenda yang gue rencanakan jauh lebih aman.

Ilustrasi Tenda dan Round Table
Untuk Kids Departemen gue kasih mainan anak anak dengan tenda yang berukuran 20 x 20 meter. Dimana didalam sana akan gue kasih orang untuk asist sebanyak 5 orang.

Ilustrasi untuk Kids Departemen
Selanjutnya untuk Desert and drink gue sediakan stand untuk disewakan menjual minuman dan camilan. Dan untuk food truck rencananya akan gue letakkan 10 Truck untuk makanan dan 18 stand bazaar yang akan siap disewakan untuk orang dari Gereja mereka ataupun umum.

Bazaar dibuat agar ada interactive audiens kepada outdoor activity. Begitu juga dengan Kids Departemen, bagi mereka yang beribadah tidak ingin diganggu oleh anak-anak, maka bisa menitipkan di Tenda Kids Departemen.

Sekarang tinggal mempersiapkan marking, produksi welcome gate dan material yang lainnya. Mudah-mudahan tidak ada kendala.







Salam Kreatif,
Arie fabian

You Might Also Like

0 comments