Persiapan perencanaan dalam pembuatan Booth Pameran Anda

April 22, 2018


Pameran, sudah menjadi satu keharusan yang harus dilakukan oleh sebuah Perusahaan agar bisa membuat produk atau Perusahaan tersebut menjadi lebih dikenal lagi.

Dan seperti yang kita ketahui, dalam sebuah kegiatan Pameran ini, sudah pasti para Perusahaan akan mengeluarkan banyak uang untuk mengikuti kegiatan ini. Nah sekarang kalau sudah seperti ini, maka jika pameran yang dibuat oleh sebuah Perusahaan tidak maksimal, alangkah mubazirnya uang yang dikeluarkan dalam jumlah banyak.

Didalam pameran itu sendiri banyak hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah :

1. ACARA 

Dalam mengikuti sebuah pameran, maka kita harus mengetahui terlebih dahulu, Pameran apakah yang akan kita ikuti. Jika memang cocok dengan segmen dari market kita, barulah kita ambil sebuah spot atau titik didalam sebuah pameran tersebut untuk mengikuti produk kita pada pameran itu.

Kalau kita lihat pada saat sekarang ini, sudah banyak tematik pameran yang diselenggarakan oleh Exhibitionist untuk sebuah produk agar produk itu sendiri dapat dikompetisikan atau dipamerkan kepada banyak orang.

Seperti contohnya kalau kita melihat dalam satu tahun saja, kita bisa melihat acara Pameran Komputer, Pameran pernikahan, pameran mesin cetak, pameran kerajinan UMKM, dan masih banyak lagi. Nah saran gue perhatikan dengan seksama, kalau memang diperlukan pelajari dulu event yang akan kita ikuti pada tahun-tahun sebelumnya.

2. POSISI

Setelah kita sudah mantap untuk mengikuti pameran yang sudah kita pelajari, maka kita bisa memperhatikan booth atau stand yang akan kita buat pada saat acara berlangsung. Perhatikan dengan benar letak posisi kita pada pameran tersebut, lalu pelajarilah kanan, kiri kita.

Pada saat kita memesan tempat untuk acara pameran, biasanya kita diberikan layout siapa saja yang sudah memesan tempat diacara pameran tersebut. Nah dilayout juga kita bisa mengetahui siapa yang memesan tempat pada bagian kanan-kiri kita.

Tempat pada saat mengikuti pameran adalah salah satu hal yang penting. Tempat menentukan presetasi. Anda bisa memilih Posisi yang pas pada saat kita mengikuti pameran. Berada didekat pintu masuk akan memiliki keuntungan sendiri, karena akan dilihat oleh banyak orang. Didekat Stage, juga akan memiliki keuntungan, karena para pengunjung akan terpusat kestage jika memang stage akan menjalankan acara yang biasanya dibuat untuk membantu mendatangkan para pengunjung pada pameran yang Anda ikuti.

http://www.fabianproject.com/
Kita bisa melihat kompetitor kita memesan beberapa tempat. Biasanya untuk yang Perusahaan yang sudah besar, mereka akan memesan lebih dari satu untuk digabungkan dan dibuatkan booth yang keren. Nah saran gue deketin deh booth yang begitu.

Pengalaman gue menjadi vendor pameran memiliki pandangan yang beda. Kalau kebanyakan orang takut untuk berada disamping booth yang besar, kalau gue malah bilang deketin kalau perlu ada disampingnya persis.

Itu sama saja dengan Anda memilih tempat atau posisi disamping atau didekat stage. Orang akan terpanggil atau tergerak untuk melihat kearah booth yang besar disamping Anda. Dengan begitu maka Anda akan mendapatkan pengunjung gratis, he he he .....

3. BOOTH 

Untuk Booth atau Stand tempat Anda mengikuti pameran, maka Anda harus fikirkan dengan matang. Anda harus melihat beberapa faktor untuk pembuatan booth. Semua sistem yang ditawarkan oleh vendor booth adalah beli Sewa. Mereka tidak akan ada yang mau jika memang itu beli putus. Paling untuk barang-barang tertentu yang bisa dibawa pulang.

Pengalaman gue dalam membuat booth untuk client gue, pasti salah satu barang hilang, alias diminta oleh client untuk dibawa pulang.

Pembuatan booth ini sudah pasti akan mengeluarkan uang yang tidak sedikit, jadi, utamakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan memang dilkerkajakan dengan sejelas-jelasnya, agar tidak terjadi kesalah pahaman pada saat instalasi ditempat acara pameran Anda.

Usahakan membuat desain terlebih dahulu, ditanyakan dengan detail tentang material yang akan digunakan, ukuran yang akan digunakan, Visual yang akan digunakan, dan sebagainya. Kalau memang Anda masih belum mengerti apa yang diterangkan oleh Vendor Anda, tanya ulang sampai Anda bisa mengerti.

http://www.fabianproject.com/
http://www.fabianproject.com/
http://www.fabianproject.com/
Setelah pembuatan desain selesai, itu Anda baru saja selesai tahap Preview. Dimana selanjutnya Anda biasanya akan diberikan gambar kerja. Tentang hitungan ukuran, tentang material yang digunakan, dan tentang berapa lama mereka akan instalasi.

Jangan biasakan Anda tidak mengacu kepada gambar kerja, karena memang biasanya gambar atau desain yang dibuat pada software 3D akan menipu Anda secara tampilan. Sudah pasti bagus hasilnya jika memang dikerjakan menggunakan software 3D. Tidak sedikit juga desainer 3D yang tidak bisa membuat gambar kerja untuk booth pameran yang mereka desain.

Kalau memang diperlukan, minta sample material kepada vendor Anda. Jika memang itu menggunakan Akrilik maka warna merah di akrilik akan memiliki 3 contoh warna merah, maka mintalah sample warna merah pada akrilik yang akan dikerjakan untuk booth pameran Anda.

Kalau buat gue sih kalau dari mata vendor juga sudah pasti akan melakukan hal yang sama. Karena gue juga biasanya menjaga miss komunikasi dengan client apalagi pada saat loading instalasi di complain, itu rasanya kayak gimana gitu.

Jika memang terjadi kesalahan pada saat loading, maka itu adalah hal terfatal untuk Anda. Karena memang biasanya vendor tidak akan membuat atau mengerjakan spare pada saat terjadi segala sesuatu yang tidak cocok dengan desainnya.

http://www.fabianproject.com/
Maka untuk menghindari kejadin seperti itu, maka lebih baik, matang pada saat perencanaan itu adalah hal terbaik untuk mencegah kesalahan.

Dalam Proses pembuatan booth, jangan lupa difikirkan tentang flow keluar masuk orang pada booth Anda, tentang kegiatan Sampling, Selling dan Branding pada booth Anda. Siapkan Aktifitas yang dapat menarik pengunjung Anda, gunakan Signage yang menarik untuk memanggil para pengunjung kebooth Anda.

Signage merupakan hal yang tidak kalah pentingnya dari booth itu sendiri. Biasanya signage pada booth client yang biasa gue pegang tidak cukup 1. Ada 3 atau 4 signage yang dibuat. 2 biasanya diletakkan diposisi atas pada bagian sisi dan depan. Lalu sisanya akan dibuat didalam sebuah booth pameran mereka.

Setelah Signage, jangan lupa juga dengan Storage atau tempat penyimpanan. Kalau memang barang Anda banyak sekali, maka Anda bisa membuat Storage pada pilar atau memang memotong pada bagian backdrop booth Anda.Kalau memang ada aktifitas pencatatan data dan printing, maka Anda bisa membuat mejad yang dibawanya ada lacinya.



Lalu seterusnya Game atau demo. Anda bisa lakukan kegiatan demo produk Anda, Anda bisa sediakan space untuk Game, atau memang ada photowall yang bisa diletakkan didalam booth Anda untuk mengejar para pengunjung mau datang ke Booth Anda.

Seperti pada 2 tahun lalu, gue memberikan game VR PC di Booth BCA Insurance, dan alhasil booth BCA Insurance ramai dikunjungi pengunjung. Karena memang mereka ingin merasakan experience dari game VR itu sendiri.

Gue suka datang kesebuah pameran, dan sering sekali melihat sebuah booth yang sepi pengunjungnya. Kalau menurut gue sih sayang banget yah. Karena memang gue yakin banget kalau mereka sudah pasti mengeluarkan uang banyak, tapi kalau memang boothnya tidak dikunjungi orang, haduh, rasanya kayak apa gitu.

4. LOADING

Loading barang biasanya ditentukan oleh pihak penyelenggara Acara. Biasanya sebelum dipersilahkan loading mereka akan mengadakan acara Technical Meeting terlebih dahulu. Anda bisa hanya mengutus vendor Anda untuk datang kesana, atau memang Anda ikut bersama vendor untuk datang kesana.

http://www.fabianproject.com/
Untuk beberapa aturan, biasanya pihak penyelenggara akan meminta uang jaminan untuk proses loading, walaupun ada yang tidak, tapi kalau menurut gue kebanyakan mereka akan meminta. Karena memang biasanya pada saat loading, pihak penyelenggara sangat takut akan kerusakan property dari tempat diselenggarakannya acara.

http://www.fabianproject.com/
Kalau saran gue, kalau memang lo Perusahaan yang akan ikut pameran tersebut, harusnya lo ikut mulai dari acara technical meeting dan pada saat loading. Siapkan staff Anda untuk menunggu sampai loading minimal 3/4 selesai.

5. LAIN-LAIN 

Untuk hal yang lain-lain adalah, Anda bisa mulai untuk mengikuti pameran Anda. Kalau memang ingin menambah menarik, siapkan SPG yang cantik untuk menarik pengunjung. Pengalaman dari pameran mobil. Ada sebagian orang yang tertarik dengan SPG yang cantik, dan itu adalah bisa menjadi daya tarik para pengunjung.

Walau bukan salah satu keharusan, hampir rata-rata mereka yang mengikuti pameran menggunakan jasa SPG. Usahakan dalam memilih SPG Anda mencari yang memang mampu menguasai produk Anda. Karena jangan sampai kalau ditanya oleh pengunjung, SPG Anda tidak mengerti produk Knowledge Perusahaan Anda. Sayang banget, untuk mendatangkan pengunjung datang ke Booth Anda adalah hal yang sangat sulit, ketika sudah dibooth Anda pengunjung Anda sia-siakan.

Kalau memang Pameran itu 3 hari, memang biasanya 3 hari, jarang banget ada pameran yang cuma 1 hari. Nah evaluasi deh event lo pada saat mulai hari pertama. Karena dengan begitu Anda punya kesempatan untuk memperbaiki pada hari kedua. Jangan sampai kesalahan yang sama dikerjakan selama 3 hari pada saat pameran berjalan. Pada hari ketiga di evaluasi sih udah percuma.Bahkan ada kejadian, sebuah Perusahaan salah mengambil SPG, karena SPG itu jutek sekali, sampai selesai pameran Brand tersebut akan diingat sebagai brand yang sombong. Sayang kan ?

Hal lainnya adalah, Produk yang akan di Sale. Jangan arogan, kalau Anda tidak akan mengeluarkan barang diskonan karena memang takut membuat brand Anda terkesan murahan. Karena kalau menurut gue, gak semua barang diskonan dianggap murahan.

Sebuah Warehouse olahraga yang banyak di Mall-mall dengan mendisplay barang-barang branded, tetep kok memberikan diskon. Cara mengakalinya kan banyak sekali, kalau Anda marketing sudah pasti tahu lah. Dengan kata diskon, maka itu sudah pasti menjadi penarik bagi pengunjung yang lewat didepan booth Anda.

http://www.fabianproject.com/
Gue rasa sih itu cukup untuk membuat menjadi maksimal dalam mengikuti pameran. Sukses buat pameran Anda, sukses untuk pencapaiannya, sukses selalu untuk Anda. Terima kasih sudah mau berkunjung kedalam blog gue, salam kreatif untuk semuanya.





Salam Kreatif, 
Arie Fabian

You Might Also Like

0 comments

Like me on Facebook